COBRAR O PACIENTE NA ENTRADA OU NA SAÍDA?
SAIBA O MELHOR MOMENTO!
Cobrar o paciente na entrada ou na saída pode ter um impacto significativo não apenas na gestão financeira de uma clínica, como também na experiência do cliente durante o atendimento.
Autora
Profª Gleice Oliveira
Os pacientes devem ter a melhor experiência possível desde o primeiro contato com o consultório e, por isso, a cobrança pelo serviço deve ser feita no momento certo e com a abordagem adequada para evitar possíveis constrangimentos.
Ao longo do texto, falaremos sobre as melhores práticas para fazer a cobrança de uma consulta de maneira eficiente e, por fim, vamos analisar cuidadosamente qual é o melhor momento de realizá-la, visando garantir a satisfação do cliente e a sustentabilidade financeira da instituição de saúde.
Como realizar a cobrança da consulta?
Seja transparente com os custos
É importante fornecer os valores totais do tratamento de forma detalhada antes mesmo do atendimento, incluindo possíveis honorários médicos, taxas de consulta, custos de procedimentos e quaisquer outros encargos relacionados ao procedimento que será realizado.
Isso ajuda o paciente a se preparar financeiramente, evita situações desagradáveis durante o pagamento e ainda demonstra o profissionalismo de clínicas de saúde e bem-estar.
Além de repassar os custos, também é válido explicar o motivo por trás de cada valor para que o paciente saiba que vai receber um atendimento de qualidade.
Tenha opções de pagamento flexíveis
Oferecer opções de pagamento flexíveis é algo fundamental para atender às necessidades financeiras de vários pacientes. Isso envolve diferentes formas de pagamento, como dinheiro, cartão de débito, crédito e até mesmo parcelamento.
Ao oferecer várias opções, os pacientes podem gerenciar seus custos médicos de acordo com suas necessidades e preferências.
Além disso, a opção de parcelamento torna os procedimentos ainda mais acessíveis, permitindo que os clientes dividam o custo ao longo dos meses, sem comprometer sua saúde ou bem-estar.
Crie políticas claras de pagamento
Estabelecer políticas de pagamento é a melhor solução para garantir um processo de cobrança eficiente. Isso envolve políticas de reembolso, cancelamento e cobrança de multas por inadimplência.
O ideal é esclarecer todas as regras desde o princípio para que os pacientes fiquem bem informados e não sejam pegos de surpresa caso não cumpram suas responsabilidades financeiras em relação à clínica.
As políticas de pagamento também demonstram profissionalismo e compromisso com a transparência, o que aumenta a credibilidade do consultório diante o mercado de saúde.
Utilize a tecnologia
A tecnologia tem um papel essencial na gestão de pagamentos de qualquer empresa. A clínica pode utilizar sistemas de gestão financeira e software de faturamento para automatizar processos de pagamento e cobrança.
O sistema de pagamento online, por exemplo, é uma ótima opção para pagamentos rápidos e seguros por meio de plataformas online ou aplicativos móveis. Assim, o paciente pode pagar suas dívidas rapidamente.
Também é possível agendar mensagens automáticas lembrando os pacientes sobre a data de vencimento para o pagamento da consulta, caso a instituição não faça a cobrança na entrada.
De modo geral, a tecnologia pode facilitar o acompanhamento de todas as finanças de clínicas de saúde e bem-estar. Analisar as métricas e valores diários é algo crucial para diminuir a taxa de inadimplência e melhorar o faturamento do negócio.
Faça o acompanhamento pós-atendimento
Além de avaliar o progresso do paciente após o tratamento, o acompanhamento pós-atendimento também é uma maneira de garantir que não haja questões pendentes relacionadas ao pagamento das consultas.
É possível enviar lembretes de vencimento, faturas detalhadas e ainda responder dúvidas finais relacionadas à cobrança.
O acompanhamento pós-atendimento demonstra o compromisso da clínica com a satisfação do cliente e garante que os pagamentos sejam feitos de forma precisa.
Além disso, o paciente tem a chance de fornecer o feedback sobre sua experiência financeira, permitindo que a clínica identifique áreas de melhoria e faça ajustes caso seja necessário.
Seja educado durante a abordagem
Qualquer atendimento profissional deve ter como base a educação e a gentileza, e isso não deve ser diferente no momento da cobrança, mesmo se envolver um paciente inadimplente.
É importante que o profissional seja o mais atencioso possível ao lidar com questões financeiras para não afetar a experiência do paciente e sua percepção da clínica como um todo.
Isso inclui explicar os detalhes da cobrança de forma didática e responder todas as dúvidas calmamente.
A comunicação eficaz e a gentileza no momento de cobrar o paciente não apenas ajudam a construir bons relacionamentos com os pacientes, mas também aumentam a probabilidade de pagamento pontual e a fidelidade ao seu consultório.
Cobrar o paciente na entrada ou saída, qual é o correto?
Agora, vamos avaliar qual é o momento ideal para cobrar o paciente: na entrada ou na saída?
Receber o pagamento antes da consulta diminui a possibilidade de inadimplência e pode melhorar consideravelmente o fluxo de caixa da clínica. Porém, isso pode ser visto como uma desvantagem para alguns pacientes que não estão preparados para pagar logo após a chegada no consultório.
A cobrança na saída pode oferecer uma experiência mais tranquila para o paciente, deixando ele concentrado em seu tratamento sem se preocupar com questões financeiras no momento da chegada. Mas, ainda sim, há o risco da falta de pagamento no final do atendimento.
A verdade é que não há uma resposta definitiva, a decisão deve ser baseada nas necessidades específicas de cada consultório.
Se a sua clínica já coloca em prática os bons costumes que abordamos ao longo do texto e ainda tem poucos pacientes inadimplentes, cobrar na saída pode ser uma coisa positiva tanto para os clientes quanto para a instituição.
Como pode ver, a melhor alternativa para evitar a falta de pagamento das consultas é colocar em prática bons métodos de cobrança, além de investir em ferramentas que facilitem o processo no dia a dia.
A clínica tem que informar os custos dos tratamentos de forma detalhada. Oferecer diferentes opções de pagamento, estabelecer políticas de pagamento eficazes, utilizar a tecnologia para otimizar processos de pagamento, acompanhar o pós-tratamento e, acima de tudo, toda equipe deve ser gentil e demonstrar disposição para ajudar os pacientes a qualquer momento.
Por fim, também é necessário avaliar a taxa de inadimplência do consultório para decidir em qual momento cobrar o paciente pelo tratamento. Lembre-se que não há uma resposta certa, isso depende da realidade de cada clínica.
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